Polityka prywatności i cookies

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w tym serwisie jest Stowarzyszenie Basket Kalinka Świętochłowice. W sprawach dotyczących danych osobowych możesz skontaktować się z nami pod adresem rafalsebrala@tlen.pl albo bezpośrednio z zarządem klubu.

Ta polityka uzupełnia informację RODO zawartą w dokumencie zgód, który rodzic podpisuje elektronicznie po zatwierdzeniu zawodnika. Oba dokumenty opisują to samo przetwarzanie – tutaj znajdziesz dodatkowo część techniczną: cookies, logi i bezpieczeństwo serwisu.

2. Jakie dane przetwarzamy i skąd je mamy

Wszystkie dane podają sami użytkownicy (rodzic przy rejestracji i w swoim panelu, klub przy dodawaniu trenera) albo powstają w trakcie korzystania z serwisu.

• Konto rodzica / opiekuna: imię i nazwisko, adres e-mail (login), numer telefonu, hasło (przechowywane wyłącznie w postaci skrótu kryptograficznego – nie znamy Twojego hasła).
• Zawodnik (dziecko): imię i nazwisko, data urodzenia, wybrany karnet, zdjęcie profilowe (jeśli je wgrasz), dane organizacyjne – numer i rozmiar koszulki, wzrost, pozycja, zadeklarowane dni treningów – oraz wpisy trenerów o postępach i notatki organizacyjne klubu.
• Zgody: treść podpisanych oświadczeń, numer dowodu osobistego lub paszportu rodzica (wyłącznie do potwierdzenia tożsamości przy podpisie), adres IP i data podpisu.
• Rozliczenia: naliczone składki i opłaty, historia wpłat (kwota, data, forma płatności), ewentualne notatki klubu przy wpłacie.
• Trenerzy: imię i nazwisko, e-mail, telefon, opis i zdjęcie w wizytówce widocznej dla rodziców prowadzonych zawodników; przy koncie logowania – także e-mail logowania i skrót hasła.
• Legitymacja członkowska (karnet VIP): numer legitymacji i jej status.
• Dane techniczne: adres IP, informacja o przeglądarce, data i godzina logowań oraz wykonanych w serwisie działań (patrz pkt 5), treść wysłanych przez system e-maili.

3. Po co i na jakiej podstawie

• Prowadzenie klubu i rozliczanie składek – realizacja członkostwa (art. 6 ust. 1 lit. b RODO): konta, lista zawodników, naliczenia, wpłaty, przypomnienia o zaległościach, kontakt z rodzicami.
• Organizacja zajęć i bezpieczeństwo uczestników – zgody i oświadczenia rodziców (art. 6 ust. 1 lit. a i b RODO), dziennik zawodnika prowadzony przez trenerów.
• Wizerunek dziecka – wyłącznie na podstawie zgody wyrażonej w dokumencie zgód; zgodę można wycofać w każdej chwili, kontaktując się z klubem.
• Obowiązki prawne – dokumentacja finansowa i księgowa (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
• Bezpieczeństwo serwisu i rozliczalność – dziennik zdarzeń, logi serwera, ochrona przed nieuprawnionym dostępem, dochodzenie i obrona roszczeń (prawnie uzasadniony interes, art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Podanie danych jest dobrowolne, ale bez nich nie da się prowadzić konta i rozliczać składek członkowskich.

4. Pliki cookies

Serwis używa wyłącznie jednego, niezbędnego pliku cookie:

Cookie jest ustawiane z flagami Secure, HttpOnly i SameSite, więc działa tylko w szyfrowanym połączeniu i nie jest dostępne dla skryptów. Nie stosujemy cookies analitycznych, reklamowych ani żadnych skryptów firm trzecich – nikt poza klubem nie śledzi Twojej aktywności w serwisie. Zamknięcie paska z informacją o cookies zapamiętujemy w pamięci lokalnej Twojej przeglądarki (bez cookie i bez przesyłania czegokolwiek na serwer).

Cookies możesz w każdej chwili usunąć lub zablokować w ustawieniach przeglądarki – po zablokowaniu cookie sesji nie będzie jednak możliwe zalogowanie się do serwisu.

5. Dziennik zdarzeń i logi

Dla bezpieczeństwa i rozliczalności serwis zapisuje, kto, kiedy i z jakiego adresu IP zalogował się oraz jakie działania wykonał (np. zarejestrował wpłatę, zmienił dane zawodnika, dodał wpis w dzienniku, podpisał zgody). Zapisywane są także nieudane próby logowania i skany kodów QR legitymacji. Dziennik przegląda wyłącznie zarząd klubu (prezes) – służy do wyjaśniania wątpliwości, np. „kto zmienił składkę” albo czy ktoś próbował dostać się na cudze konto.

• dziennik zdarzeń: 12 miesięcy,
• historia sesji logowania (kto jest zalogowany, ostatnia aktywność): 90 dni,
• logi techniczne serwera WWW (adres IP, żądane adresy): 14 dni,
• rejestr wysłanych e-maili (adresat, temat, treść – bez linków bezpieczeństwa): 12 miesięcy.

6. Kto ma dostęp do danych

• Zarząd klubu (prezes) – pełny dostęp do danych członków, zawodników i rozliczeń.
• Trenerzy – wyłącznie do zawodników, których prowadzą: dane organizacyjne, dziennik postępów i kontakt do rodzica. Trener widzi tylko, czy składka jest opłacona – bez kwot, sald i historii wpłat.
• Drugi rodzic / opiekun – po zaproszeniu przez rodzica głównego ma podgląd i edycję danych konkretnego dziecka (bez zapraszania kolejnych osób i bez podpisywania zgód).
• Podmiot utrzymujący system informatyczny (hosting, administracja serwerem) oraz operator poczty e-mail – na podstawie umowy powierzenia, wyłącznie w zakresie niezbędnym do działania serwisu.
• Osoba skanująca kod QR legitymacji – widzi wyłącznie imię i nazwisko członka, numer legitymacji i informację „ważna / nieważna”. Nie widzi powodu nieważności, kwot ani danych dzieci.

Dane nie są sprzedawane ani udostępniane w celach marketingowych, nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy i nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji ani profilowaniu.

7. Jak długo przechowujemy dane

Przez okres członkostwa dziecka w klubie, a po jego zakończeniu – do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń lub przez okres wymagany przepisami (dokumentacja finansowa). Dane przetwarzane na podstawie zgody – do jej wycofania. Usunięcie konta rodzica przez klub usuwa konto wraz z zawodnikami, zgodami i historią wpłat; w dzienniku zdarzeń pozostaje jedynie zapis samych działań (imię i nazwisko osoby, która je wykonała, bez pozostałych danych) przez okres z pkt 5. Zapisy techniczne kasowane są automatycznie po upływie okresów wskazanych w pkt 5.

8. Twoje prawa

Masz prawo do dostępu do swoich danych i danych swojego dziecka, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu oraz wycofania zgody w każdym momencie (cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania). Dane kontaktowe i telefon możesz poprawić samodzielnie w zakładce Mój profil, dane zawodnika – w swoim panelu. W pozostałych sprawach napisz na rafalsebrala@tlen.pl.

Przysługuje Ci również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl).

9. Bezpieczeństwo

Połączenie z serwisem jest szyfrowane (HTTPS). Hasła są przechowywane wyłącznie w postaci skrótu kryptograficznego, a po kilku nieudanych próbach logowania dostęp jest czasowo blokowany. Linki do resetu hasła i zaproszeń są jednorazowe i ważne ograniczony czas. Zdjęcia zawodników i trenerów są przechowywane poza katalogiem publicznym serwera i udostępniane tylko zalogowanym, uprawnionym osobom.

10. Zmiany polityki

O istotnych zmianach w polityce poinformujemy w serwisie. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod adresem https://bksw.nadzoronline.pl/polityka.php. Data ostatniej aktualizacji widnieje na górze strony.